こんにちは。福田泰裕です。
教師の仕事には様々なものがありますが、多くの時間を奪う仕事の1つに “会議” があります。
建設的な意見が出るならまだ良いのですが、ダラダラと長い会議にはうんざりしてしまいます。
会議を短くする秘訣は、会議の前に動いて根回しをしておくことです。
今回は、会議を短くするための秘訣は、会議の前の根回しにあるというお話をします。
目次
会議が長引く理由を考える
まず、なぜ会議があんなに長いのかを考えてみましょう。
- 結論が決まっていない。
- 意見が出すぎてまとまらない。
- 反対意見が出て先に進めない。
- 詰めが甘くて多くの指摘が入る。
- 『議論することが好き』な人たちの存在。
など、多くの理由が挙げられます。
しかし、すべての理由には共通点があります。
それは会議の流れの中で意見をもらって決めていこうという考えがあるということです。
ゴールをはっきりさせておらず、会議の成り行きで結論を決めようとするとどうしても長引きます。
そこで、会議を短くするための秘訣は会議の前にしっかり根回しをすることです。
会議を短くするために、会議の前に動け！
あなたが会議を主催する側だったり、議題を提案する立場だったりしたとき、どのようにして会議に臨みますか？
資料も作って、曜日のミスもない！
これでバッチリ！
と、資料作りだけで満足していませんか？
そして会議に臨むと、
ここの自由時間、長すぎない？
この部分は休憩時間がないよ？
私は○○が担当になっているけど、ちょっとキツイので変えてもらえませんか？
などと多くの意見をぶつけられ、
そこを変えるなら、ここも変えた方がいいですよ
と、更に意見を言う”親切な人”が現れ、
すみません、作り直して後日また机上に置かせてもらいます…
という流れになってしまうこともあります。
これでは、会議というよりただの公開指摘です。
建設的な意見交換ではなく、あなたの資料の穴をつつかれているだけです。
会議を短くする根回し①：教頭、分掌主任へ事前に確認してもらう
会議を短くするためには、このような資料の穴をつつかれる時間を減らすことが大事です。
資料を提出する前に、教頭、分掌主任、関係する教員に見てもらい、意見をもらいましょう。
しかし、
今度の会議の資料ができたのですが、見てもらえませんか？
とお願いしても、ちゃんと見てもらえません。
なぜなら、教頭や分掌主任は、あなたよりずっと多くの仕事を抱えていて忙しいからです。
事前に資料を見てもらうためのポイントは、
今度の会議の資料ができました。
今の案だと昼食が13:00まで遅くなってしまうんですけど、どうしたら良いでしょう…？
というように、今のままだと指摘されそうなポイントをこちらから具体的に言うことです。
これにより、何かしら具体的なアドバイスがもらえるはずです。
また、この事前に確認してもらうことにはもう一つの大きなメリットがあります。
それは、資料作成の強力な仲間が増えるということです。
資料のこの部分、ちょっと人数の配分が厳しくないですか？
という指摘を受けても、
そこは、生徒指導部の主任と話をして決めました。
全体のバランスを見て、この人数配分は仕方ないとのことです。
というように、虎の威を借りることで説得力が増します。
教頭や主任に見てもらったということは、その人たちの意見でもあるわけです。
立場の強い人たちの意見を味方につけて、会議をサクサク進めていきましょう。
教頭や分掌主任から意見をもらって修正し、会議では虎の威を借りて説得力を高めよう！
会議を短くする根回し②：仕事をお願いするときは事前に確認を取る
次は、反対意見を防ぐ方法です。
会議で反対意見が出ると、前に進みにくい雰囲気になってしまいます。
その意見者が立場の強い人だと、なおさらです。
そこで、仕事をお願いするときは事前に確認してもらいましょう。
例えば文化祭の教員の役割分担で、駐車場係や受付係などのタイムテーブルを会議でいきなり提示すると、
この時間はクラスに付いていたいから無理です。
という意見を受けてしまう可能性があります。
それを防ぐため、会議の前に直接お願いに行くのです。
先生には、10:00～10:30まで駐車場係をお願いしたいんですけど、引き受けてもらえますか？
直接お願いされると、断りづらいものです。
「ＯＫ」がもらえなくても、
その時間はクラスに付いていたいから無理だけど、11:00～11:30なら大丈夫だよ。
と、代案がもらえるはずです。
これにより、会議の前に全員が納得できるように調整することができます。
そして、会議では全員が自分の時間を再度確認するだけなので、スムーズに進みます。
直接お願いに来られて了承した時間を覆すような人は、きっといないはずです。
もしそんな人がいたら、
事前にお願いして、了承してもらったはずです。
もしその時間が無理なら、誰かと交代してもらってください。
と言ってもよいでしょう。
ちゃんとこちらが正しい方法で進めていることを全体に知ってもらうことも大切です。
仕事をお願いするときは事前に直接お願いに行き、確認してもらおう！
会議を短くする根回し③：いつも意見を言う人に見てもらう
教員には、会議で発言しないと気が済まない人がいます。
自分の意見を言わないと落ち着かないのです。
ありがたい意見をもらえるときもありますが、会議を長引かせる原因の1つでもあります。
もしあなたの職場にこのような人がいる場合は、事前に資料を見てもらいましょう。
今度の会議の資料なんですけど、先に見てもらっていいですか？
何か改善点があったら、ぜひ教えてください！
意見を言わないと気が済まない人は、きっと何かしら教えてくれます。
この部分は時間的にちょっと無理があるんじゃないかな？
ありがとうございます！
直したものを、会議に提出します！
こうして意見を取り入れることで、意見を言わないと気が済まない人の欲求は満たされます。
これにより、会議本番で反対される可能性はかなり減少するはずです。
“意見を言わないと気が済まない人”に、事前に意見をもらって反映させよう！
まとめ：会議の前の根回しで、会議の長さが変わる！
いいかがでしたでしょうか。
今回の記事をまとめると、次のようになります👇
- 教頭や分掌主任から意見をもらって修正し、会議では虎の威を借りて説得力を高めよう！
- 仕事をお願いするときは事前に直接お願いに行き、確認してもらおう！
- “意見を言わないと気が済まない人”に、事前に意見をもらって反映させよう！
ただでさえ忙しい学校現場で、長い会議は避けたいものです。
会議を短くするために事前に根回しを行うことで、会議は確実に短くなります。
会議を主催する人や、会議に議題を提出する人は、こうした根回しを行って少しでも早く会議が終わるように心がけましょう。
時間が何よりも貴重です。
長い会議は、出席者の時間を奪っているということを忘れずに！
この記事を読んで、1人でも多くの方が根回しの大切さに気付いてもらえると嬉しいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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